.jpg "Gestión de nómina en empresas de salud: resultados de un caso de Payrolling en México")
Gestionar la nómina de una organización del sector salud con presencia en diferentes estados de México requiere mucho más que procesar pagos quincenales. La existencia de varios registros patronales, distintos centros de trabajo, obligaciones ante organismos como el IMSS y un volumen importante de información exige procesos precisos, controles definidos y capacidad para detectar inconsistencias antes de que generen problemas administrativos o financieros.
Un caso de éxito en Payrolling desarrollado por Evolucione ilustra la manera en que una táctica bien planificada logra ordenar una estructura compleja y transformarla en tan solo ocho días. Dicho encargo estuvo destinado a un conglomerado médico especializado con alcance tanto nacional como extranjero, el cual requería trasladar su administración salarial sin alterar las fechas previstas de depósito ni interrumpir sus labores cotidianas.
El desafío de administrar una nómina con presencia en cinco estados
Antes de la implementación, el grupo médico gestionaba internamente su nómina mediante un sistema contable. La operación involucraba 74 colaboradores distribuidos entre cinco registros patronales ubicados en Ciudad de México, Jalisco, Guanajuato, Nuevo León y Baja California.
A todo esto se añadían operaciones manuales, un volumen administrativo importante y gastos de gestión al alza. Asimismo, la ejecución de las nominas quincenales constituía un asunto delicado, dado que cualquier fallo en las cuentas era capaz de perjudicar tanto a la compañía como a su personal.
El propósito consistía en migrar toda la gestión a un modelo de Payrolling y lograr que la primera quincena de la nueva etapa saliera adelante con total normalidad. Todo el proceso debía llevarse a cabo respetando las fechas habituales de abono y en un margen de ocho días.
Un procedimiento estructurado para culminar con éxito la migración
El tiempo disponible exigía una planificación detallada. El proyecto comenzó con una reunión entre el Director General, el Contralor y el Gerente de Nóminas, en la que se establecieron responsabilidades y prioridades.
Más adelante, se planificó un cronograma de trabajo que incluyó los plazos para suministrar los datos, configurar el sistema, auditar los cálculos, validar la prenómina y emitir los distintos reportes.
Entre las acciones fundamentales destacó la depuración y el traslado de los datos pertenecientes a los 74 colaboradores. Con el propósito de optimizar su gestión y control posterior, dichos registros se estructuraron conforme a cada centro operativo y registro patronal.
Tecnología y controles para revisar cada etapa
El despliegue abarcó la configuración de FORTIA, un sistema enfocado en la administración de Recursos Humanos y la gestión de salarios. Dicha solución sirvió para unificar datos, agilizar cálculos y optimizar el seguimiento de las actividades.
Asimismo, se contemplaron cinco nóminas vinculadas a las diferentes entidades bancarias empleadas para la distribución de los fondos, sumado a la creación y comprobación de los documentos requeridos para ejecutar dichas operaciones de transferencia.
Con anterioridad a cada liquidación de pagos, se remitía la prenómina con el propósito de revisarla y validarla. Posteriormente, se comprobaban las anomalías, se efectuaban las operaciones matemáticas pertinentes y se contrastaban los datos. Dicha secuencia de controles resultó clave para garantizar que la flamante operativa operara de manera óptima desde su ciclo inicial.
Se han hallado discrepancias significativas durante la revisión preliminar
Uno de los hallazgos más importantes surgió durante la primera semana de trabajo. La revisión de la información permitió identificar desviaciones relacionadas con el fondo de ahorro y el IMSS que provenían de omisiones en el proceso anterior.
La detección temprana hizo posible comunicar los hallazgos y realizar las correcciones necesarias antes de que esas diferencias se convirtieran en una contingencia mayor. Este punto evidencia la importancia de que la gestión de nómina incluya controles y revisiones, y no se limite al procesamiento automático de cifras.
Además del cálculo y pago de la nómina, la operación incorporó el timbrado y emisión de CFDI, así como su distribución automatizada a los colaboradores. Mediante Kiosco FORTIA, los empleados también pudieron consultar directamente sus comprobantes.
Qué resultados obtuvo el grupo médico
Gracias a esta ejecución, se logró finalizar el traslado del flujo de trabajo dentro del periodo previsto, garantizando además una liquidación salarial fiscalizada. Asimismo, se unificaron diversos procesos a través de recursos digitales y se fijaron resultados concretos para cada etapa.
Dentro de la documentación elaborada de forma quincenal se abarcaban expedientes de nómina, nóminas por sucursal e institución bancaria, archivos destinados a pagos y directorios con los CFDI ya timbrados. Por otra parte, en el plano mensual se consideraban informes consolidados junto con gestiones asociadas al ISN, FONACOT y SUA.
La transición también incluyó capacitación remota para el área de Recursos Humanos, un manual de uso y herramientas para la administración de usuarios. De esta manera, la implementación contempló tanto la operación tecnológica como la continuidad del trabajo interno.
Payrolling como apoyo para operaciones de nómina complejas
Este caso evidencia que la administración de salarios dentro del ámbito sanitario exige una gran coordinación, verificación de datos y mecanismos de vigilancia que respalden cada fase operativa. En el caso de entidades con múltiples localizaciones y diversos registros patronales, implementar un esquema de Payrolling ayuda a centralizar las labores, estructurar los métodos y simplificar el control de los compromisos salariales.
La experiencia de la entidad de salud evidencia que la administración salarial es capaz de optimizarse hasta en periodos breves si se cuenta con un esquema definido, recursos idóneos y supervisión continua. Asimismo, el hallazgo de anomalías durante el traspaso pone de relieve la importancia de auditar los procedimientos de manera holística, más allá de simplemente migrar datos de un sistema a otro.
Gracias a su sólida experiencia en servicios de Payrolling en México, Evolucione implementa procedimientos integrales que comprenden la generación de CFDI, el timbrado y el cálculo salarial, además de diversos reportes y mecanismos de supervisión para monitorear cada etapa del proceso. La experiencia acumulada en esta clase de soluciones pone de manifiesto la relevancia de disponer de una administración metódica siempre que las demandas operativas de una empresa exijan un mayor rigor, estabilidad y control.
